Dans cette lecture, nous approfondirons l’importance de la flexibilité pour une gestion de projet efficace et comment aider votre équipe à gérer l’ambiguïté.
Favoriser la prise de décision
Dès le début de votre projet, vous pouvez responsabiliser les membres de votre équipe en faisant du processus décisionnel une démarche collaborative.
Par exemple, énoncez les objectifs de livrables précis et demandez à votre équipe de proposer des idées pour les atteindre.
Vous avez peut-être une idée de la façon dont vous aimeriez que certaines tâches soient accomplies, mais les membres de votre équipe pourraient avoir des approches plus créatives ou efficaces.
Permettre à votre équipe d’exprimer ses opinions et de prendre ses propres décisions vous permet de vous concentrer sur les tâches de gestion globales et de les prioriser en fonction de leur importance. De plus, lorsque vous permettez aux membres de votre équipe de participer aux décisions, cela favorise un environnement de responsabilité, d’imputabilité et de rapprochement d’équipe.
Communiquer et informer les supérieurs
La gestion de projet exige de communiquer clairement les objectifs et les attentes du projet, les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe, ainsi que de fournir une rétroaction constructive.
Savoir communiquer efficacement et quand informer la direction des problèmes est essentiel pour vous garder, vous, votre équipe et votre organisation, sur la voie du succès. Lorsque l’escalade est nécessaire, essayez d’aborder la direction avec le problème et la solution potentielle ou des suggestions.
Cela démontrera votre proactivité en tant que gestionnaire de projets.
Solides compétences organisationnelles
Si vous montrez qu’il est important pour vous, en tant que leader, de rester organisé grâce à un suivi et une communication efficaces, votre équipe suivra votre exemple.
Une façon d’y parvenir est d’utiliser la multitude d’outils organisationnels disponibles, tels que :
- Logiciels de planification et d’ordonnancement (modèles, flux de travail, calendriers)
- Outils de collaboration (courriel, logiciels de collaboration, tableaux de bord)
- Documentation (fichiers, plans, feuilles de calcul)
- Outils d’assurance qualité (évaluations, suivis de productivité, rapports)
Vous devrez peut-être expérimenter différentes approches organisationnelles pour déterminer ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe.
Flexibilité
Tous les gestionnaires de projets doivent être capables de s’adapter et de surmonter les changements et les défis.
Explorons plus en détail pourquoi la flexibilité est une compétence de gestion de projet si critique et comment elle peut aider à préparer votre équipe au changement, à atténuer les risques et à gérer l’ambiguïté.
Planification flexible
Le changement est inévitable, et plus vous ferez preuve de flexibilité en tant que gestionnaire de projets, plus vous aurez de succès tout au long de votre carrière.
Ces stratégies de planification flexible peuvent vous aider à gérer votre projet en période d’imprévisibilité :
Évaluer les contraintes externes.
Lorsque vous planifiez votre projet, tenez compte des événements externes, tels que les fêtes nationales, les vacances des membres de l’équipe et les congés de maladie.
Prévoir du temps supplémentaire dans l’échéancier pour ces événements inévitables dès le départ peut aider à minimiser leur impact sur votre projet.
Planifier les risques et les défis.
Si vous tenez compte des risques qui peuvent survenir, vous pourrez peut-être trouver des solutions à l’avance.
Par exemple, qu’arrive-t-il si un membre de votre équipe tombe malade ou décide de démissionner? Êtes-vous en mesure de le remplacer à l’interne? Sinon, pouvez-vous embaucher un entrepreneur indépendant?
Dressez une liste de personnes qui pourraient se joindre à votre équipe si l’un de ses membres devenait indisponible.
Vous pouvez également évaluer les risques en examinant les données historiques.
Examinez vos projets passés et analysez les défis auxquels vous avez été confronté.
Ensuite, évaluez si des défis similaires pourraient se produire dans ce projet et préparez-vous en conséquence.
Calculer la « marge » dans votre échéancier.
La marge, ou « float », correspond à la période pendant laquelle vous pouvez attendre avant de commencer une tâche sans que cela n’ait d’impact sur l’échéancier du projet et ne menace son résultat.
Identifier la marge dans votre échéancier peut vous aider à gérer les ressources, l’ordonnancement et à garder votre projet sur la bonne voie.
Gestion de l’ambiguïté
L’ambiguïté peut représenter un défi de taille dans la gestion de projets. Les gestionnaires de projets sont souvent confrontés à l’ambiguïté des objectifs, des exigences, des échéanciers, de la vision ou d’autres aspects liés au projet.
Votre équipe se tournera vers vous pour la guider en période d’ambiguïté et de changement, et la flexibilité est particulièrement importante dans ces situations.
Voici quelques moyens d’aider votre équipe à gérer l’ambiguïté :
Restez calme.
En période d’incertitude, gérez l’ambiguïté avec grâce et assurance pour inspirer les membres de votre équipe à faire de même.
Faites preuve d’empathie.
En tant que gestionnaire de projets, il est important d’essayer de comprendre ce que pensent et ressentent les membres de votre équipe, surtout en période d’ambiguïté.
Faites savoir aux membres de votre équipe que vous vous souciez des défis auxquels ils sont confrontés et que vous êtes là pour les soutenir.
Communiquez clairement ce que vous savez.
Définissez les aspects du projet qui sont confirmés et qui ne changeront pas.
Cela aide votre équipe à avoir une meilleure idée de ce à quoi s’attendre, quels que soient les aspects du projet qui sont encore inconnus ou en train de changer.
Prenez des décisions et respectez-les.
Essayez de ne pas remettre en question vos décisions devant votre équipe, car cela pourrait accroître l’incertitude.
Si vous devez changer de cap, expliquez clairement à votre équipe pourquoi vous avez choisi de le faire.
Faites confiance à l’expertise de votre équipe.
Améliorez la clarté en demandant à tous les membres de votre équipe de discuter de ce qu’ils savent déjà ou croient être vrai au sujet des éléments de votre projet, comme les tâches spécifiques impliquées ou les ressources nécessaires, en fonction de leur domaine d’expertise.
Ensuite, discutez de ce que vous ne savez toujours pas et réfléchissez ensemble à des moyens de recueillir plus d’informations.
En tant que gestionnaire de projets, faire preuve de flexibilité et être capable de gérer l’ambiguïté dans un environnement d’affaires en constante évolution vous donne un avantage.
La maîtrise de ces compétences, ainsi que la capacité à favoriser la prise de décision, à communiquer efficacement et à faire preuve de solides compétences organisationnelles, vous permettra d’innover et de vous développer en tant que gestionnaire de projets et leader.
