Les conséquences de précipiter une phase de projet
C’est vendredi soir quand Léa, une gestionnaire de projet dans une entreprise spécialisée dans les logiciels de réalité virtuelle, reçoit un appel urgent de son gestionnaire, Marc.
Marc dit à Léa qu’il a besoin d’un échéancier et d’un budget pour un programme de formation en réalité virtuelle pour Simulateurs d’Aéronefs Inc., une entreprise de maintenance d’aéronefs, d’ici la fin de la semaine.
Léa passe le week-end à élaborer une proposition pour Simulateurs d’Aéronefs Inc. Elle concocte rapidement une proposition estimant que le développement du cours coûtera 200 000 $ et prendra six semaines.
Il s’agit du coût et du délai standard pour développer une formation sur la plateforme de son entreprise. Elle envoie la proposition à Simulateurs d’Aéronefs Inc. afin de respecter leur échéancier.
Lundi matin, en entrant au bureau, Marc lui apprend qu’il s’est fait réprimander pour ne pas avoir suivi le processus de l’entreprise pour l’élaboration d’une proposition et n’avoir pas inclus les ingénieurs dans le processus.
Les ingénieurs examinent les informations fournies par Simulateurs d’Aéronefs Inc. et se rendent compte que le logiciel de l’entreprise ne fonctionnera pas avec leur plateforme.
Il faudra six mois pour développer leur plateforme afin de répondre aux besoins du logiciel de l’organisation et six autres mois pour tester l’intégration du logiciel et de la plateforme.
Le coût de développement et de test de ce logiciel dépassera le million de dollars.
Ce projet est voué à l’échec avant même d’avoir commencé.
Il est impossible de répondre à la demande de Simulateurs d’Aéronefs Inc. sans impacter le budget, la qualité et l’échéancier.
Ce qui aurait dû se passer
Lorsque son gestionnaire l’appelle, Léa lui explique que, même s’il comprend que Marc souhaite satisfaire le client en lui remettant rapidement une proposition, elle aimerait avoir un peu plus de temps pour la peaufiner.
Léa dit à Marc qu’elle rédigera un courriel à Simulateurs d’Aéronefs Inc. pour demander plus de temps afin de développer une proposition précise et raisonnable. Marc hésite, mais finit par accepter.
Lundi matin, Léa constate que Simulateurs d’Aéronefs Inc. a répondu à sa demande. Ils apprécient le fait qu’elle leur ait communiqué ses préoccupations concernant le délai rapide de la demande de proposition. Ils indiquent qu’ils lui accordent une semaine pour travailler avec son équipe afin de fournir une estimation du projet.
Léa dispose maintenant du temps nécessaire pour impliquer tous les acteurs clés dans l’estimation de l’effort requis pour mener à bien le projet, y compris le coût, le calendrier et les ressources.
Appliquons le cycle de vie du projet à ce projet!
Initiation du projet
C’est la phase que Léa a précipitée dans le premier scénario.
Idéalement, dans cette phase, Léa discute des objectifs du projet avec Simulateurs d’Aéronefs Inc. afin de bien comprendre leurs besoins.
Une fois les objectifs du projet définis, Léa peut réunir les parties prenantes et les membres de l’équipe de projet pour définir ce qui doit être fait pour créer avec succès cette formation pour Simulateurs d’Aéronefs Inc.
Léa identifie les compétences requises, le calendrier et le coût de développement de la formation.
Elle identifie et documente la valeur que ce projet crée pour l’entreprise.
Elle présente toutes les informations qu’elle a rassemblées à l’équipe de direction de son entreprise, qui approuve la proposition de Léa.
Léa soumet ensuite la proposition à Simulateurs d’Aéronefs Inc., et ils l’acceptent.
Planification
Maintenant que Léa a le feu vert pour travailler sur le projet, elle élabore un plan de projet pour aller du début à la fin.
Un plan en place garantit que tous les membres de l’équipe et les parties prenantes sont prêts à accomplir leurs tâches.
Léa définit les échéances et les tâches importantes pour la réussite du projet.
Elle crée un calendrier tenant compte de toutes les ressources, de tout le matériel et de toutes les tâches nécessaires à la réalisation du projet.
Exécution et réalisation des tâches
Durant cette phase du projet, l’équipe de projet de Léa met son plan en action en exécutant le travail.
Léa supervise son équipe pendant qu’elle accomplit les tâches du projet.
Son rôle de gestionnaire de projet ne consiste pas à réaliser les tâches individuelles, mais à aider à éliminer les obstacles qui pourraient ralentir ou empêcher l’équipe d’accomplir ses tâches.
Il lui incombe également de communiquer les attentes en matière d’échéancier et de qualité.
Léa utilise ses compétences en communication pour tenir Simulateurs d’Aéronefs Inc. au courant de l’état du projet et recueillir leurs commentaires.
Cela permet de maintenir le projet dans les délais et le budget.
Clôture du projet
L’équipe de Léa a terminé la formation avec succès et la livre à Simulateurs d’Aéronefs Inc.
Ils sont très satisfaits du résultat !
Léa est maintenant prête à clore ce projet et à passer au suivant.
Avant de tourner la page, Léa et son équipe discutent et documentent les leçons apprises du projet.
Qu’est-ce qui a bien fonctionné et comment pourraient-ils faire mieux la prochaine fois ?
Léa organise également un petit déjeuner d’équipe pour célébrer et reconnaître le travail acharné de son équipe.
Suivre un cycle de vie de projet complet peut sembler être une tâche ardue, mais l’impact à long terme sur votre projet est énorme !
En tant que gestionnaire de projet, il est de votre responsabilité de vous assurer que votre direction comprend vraiment le risque de ne pas préparer adéquatement un projet.
Faire de fausses hypothèses peut mettre votre entreprise en danger.
En prenant plutôt le temps de bien initier, planifier, exécuter et clore votre projet, vous contribuez à sa réussite et à de bonnes relations de travail avec les clients.
