Les avantages d’avoir des employés à distance sont bien connus: moins de distractions au bureau, une productivité plus élevée et des frais généraux moins importants, pour n’en nommer que quelques-uns.

Mais vous ne pourrez peut-être pas tirer parti de ces avantages à moins de faire vivre à vos employés à distance un processus d’intégration structuré qui les fera se sentir engagés et inclus dès le premier jour.

De nombreuses entreprises se contentent de fournir aux nouveaux employés des identifiants de connexion, de les présenter brièvement à l’équipe et de considérer la tâche accomplie.

Bien que vous puissiez vous en sortir avec cette approche dans un bureau physique, ce n’est certainement pas une bonne chose pour un arrangement de travail virtuel. Les employés à distance ne peuvent pas assimiler la culture et les connaissances de l’entreprise par osmose.

L’embauche de travailleurs à distance comporte des défis que vous devez reconnaître et relever lors du processus d’intégration

En voici quelques-uns:

• Isolement: En général, les gens sont beaucoup plus difficiles à motiver et à engager lorsqu’ils travaillent seuls.
• Manque d’interaction en face à face: Vos employés à distance travaillent avec des personnes qu’ils n’ont jamais rencontrées dans la vraie vie et qu’ils ne rencontreront peut-être pas de sitôt (ou jamais). Vous conviendrez probablement qu’il est beaucoup plus difficile de faire confiance et de se fier à des personnes qui n’existent que comme noms de contact dans la salle de clavardage qu’à celles que vous voyez tous les jours.
• Pas d’effet “machine à café“: Les bavardages aléatoires qui se produisent lorsque les collègues se croisent à la machine à café ont un effet positif énorme sur le moral de l’équipe. Malheureusement, votre employé à distance n’aura pas la même occasion de mentionner avec désinvolture que son enfant de 4 ans vient d’apprendre à faire du vélo sans roues d’entraînement.
• Différences culturelles: Lorsque votre employé à distance rencontre une habitude de travail inconnue du reste de l’équipe, il peut se sentir encore plus aliéné parce qu’il ne comprend pas votre culture d’entreprise.

En élaborant un processus d’intégration bien pensé et adapté à vos employés à distance, vous serez en mesure d’éliminer les problèmes que nous venons de mentionner et de les aider à se sentir membres de l’équipe dès le départ.

Voici nos meilleurs conseils pour y parvenir:

1. Préparez-vous à l’avance

Selon ADP, plus de 50% des organisations n’ont pas de processus d’intégration formel ou utilisent une solution qui n’est pas idéale pour un environnement numérique. Sur l’autre moitié, seulement 19% exécutent l’intégration de manière extrêmement efficace (selon leurs spécialistes RH).

Si vous vous êtes déjà surpris à réfléchir à quoi faire avec votre nouvel employé lors de son premier jour, il est temps d’ajouter une structure à votre processus d’intégration. La clé est de l’exécuter correctement avant même que la nouvelle recrue ne se joigne à vous.

Créez une liste de vérification générale d’intégration qui comprendra les étapes que chaque nouvel employé devra suivre. Adaptez-la en fonction du rôle, des responsabilités et des compétences de la nouvelle personne, un ou deux jours avant son premier jour.

Enfin, assurez-vous d’exposer votre nouvel employé à différents secteurs de l’entreprise et de lui fournir des informations sur l’histoire, la culture, les objectifs et la structure de l’entreprise.

2. Utilisez l’entrevue d’embauche pour déterminer si le candidat est un “fit” au travail à distance

Un extraverti peut s’épanouir dans un bureau physique, mais il ou elle pourrait ne pas être en mesure d’obtenir de bons résultats dans une configuration virtuelle.

D’un autre côté, un introverti qui pourrait ne pas bien s’intégrer dans un environnement d’entreprise pourrait être un excellent ajout à l’équipe lorsqu’il travaille à distance.

Posez des questions d’entrevue stratégiques à votre candidat potentiel pour vous assurer qu’il est autonome et capable de travailler de façon indépendante.

Voyez s’il ne craint pas d’être à des centaines, voire des milliers de kilomètres de ses collègues.

3. Tirez parti des logiciels d’intégration

Plusieurs outils d’intégration existent pour automatiser votre processus d’intégration et le rendre adapté à l’ère numérique. En voici quelques-uns que nous recommandons:

• Blissbook vous permet de créer un guide d’employé interactif bien conçu qui vous aidera à familiariser vos nouvelles recrues avec la culture et les valeurs de votre entreprise, en plus de leur expliquer les tenants et les aboutissants de leur travail. Dites adieu à la paperasse et aux PDF! Optez plutôt pour un magnifique guide en ligne, accessible en tout temps à vos nouveaux employés et constamment mis à jour.
• People peut vous aider à créer une expérience d’intégration claire et structurée en offrant à chaque nouvel employé une page d’intégration personnalisée qui détaille les tâches, les conseils, les coordonnées et les fichiers dont chaque nouvel employé aura besoin avant de commencer à travailler dans votre entreprise.
• BambooHR est une solution RH polyvalente qui propose de nombreuses fonctionnalités, dont un logiciel d’intégration autonome. Cet outil vous permet de créer des profils d’employés et de les envoyer aux nouvelles recrues avec toutes les informations nécessaires à l’avance, garantissant ainsi un premier jour sans friction. De plus, vous pourrez leur fournir une liste de tâches personnalisée qu’ils devront accomplir dans le cadre de leur processus d’intégration.

4. Ne négligez pas la première rencontre

En tant que chef d’équipe, il est essentiel de présenter votre nouvel employé à toute l’équipe, et pas seulement aux personnes avec qui il interagira le plus.

Votre employé à distance a besoin de sentir qu’il dispose d’un réseau de soutien vers lequel il peut se tourner en cas de besoin.

Vous pouvez utiliser le format de vidéoconférence pour organiser la présentation, afin que votre nouvelle recrue puisse associer un visage à chaque nom dans la discussion d’équipe.

5. Encouragez la communication d’équipe régulière

La présentation peut initialement sembler formelle et gênante, alors encouragez vos employés à tendre la main volontairement de temps à autre pour renforcer la camaraderie d’équipe.

Ils peuvent s’enquérir de leur état d’avancement ou leur demander s’ils ont besoin d’aide pour quoi que ce soit.

Voici une suggestion: faites participer votre nouvel employé à un projet d’équipe.

Même s’il travaillera de façon indépendante la plupart du temps, un projet d’équipe lui donnera l’occasion de collaborer avec le reste de l’équipe vers un objectif commun.

Ils apprendront ainsi à se connaître un peu mieux au passage.

6. Exploitez les différences culturelles à votre avantage

Les différences culturelles sont souvent considérées comme un obstacle dans le cadre du travail à distance.

Au contraire, nous pensons que la diversité culturelle peut réellement renforcer les équipes et constituer un excellent exercice de consolidation d’équipe à intégrer au processus d’intégration de vos nouveaux employés.

Par exemple, un de nos clients organise des quiz qui incluent des questions d’actualité sur les pays d’origine des membres de son équipe.

7. Établissez des attentes claires

La définition d’attentes claires est particulièrement cruciale pendant le processus d’intégration. Vous ne voulez pas submerger votre nouvel employé avec des échéances floues ou des exigences vagues pour ses premières tâches.

Fournissez-lui suffisamment d’informations pour accomplir la tâche.

Offrez-lui toute la documentation nécessaire et faites-lui savoir quel type de progrès vous attendez de lui, et à quel moment.

8. Assurez un suivi régulier

Tout au long de la première semaine environ, il est important de vérifier auprès de votre nouvel employé comment il se sent depuis son arrivée.

Prévoyez une discussion individuelle à la fin de la semaine pour lui fournir une rétroaction sur ses progrès et répondre à ses questions.

Demandez-lui quels aspects du processus d’intégration se sont déroulés sans heurts et lesquels ont posé problème.

S’il a des commentaires ou des préoccupations, faites-lui savoir qu’il ne doit rien vous cacher.

En mettant en œuvre ces conseils et en adaptant le processus d’intégration à vos besoins organisationnels uniques, vous pouvez garantir une expérience d’intégration positive pour vos employés à distance.

Cela les aidera à se sentir valorisés, engagés et prêts à prospérer au sein de votre équipe dès le départ.