La gestion de projets, c’est du sport!
On parle d’un taux d’échec supérieur à 50 %, et le chef de projet (et son équipe) est constamment sous pression de performer et de livrer la marchandise.
Le client veut être satisfait et avoir toutes les fonctionnalités promises.
La direction veut que le projet ramène (ou dépasse) la marge de profit prévue.
Et le directeur du PMO veut voir une utilisation maximale de ses chefs de projet et des équipes de livraison sur chaque projet.
Bref, le chef de projet a une tonne de responsabilités pour “plaire” à tout le monde, avec peu de reconnaissance et une menace constante d’échec, souvent causé par des facteurs hors de son contrôle et de celui de son équipe.
Alors, si on peut se faciliter la vie en gardant le cap sur ces projets qu’on gère, pourquoi pas?
Comment simplifier la gestion de projet?
Comment garder nos équipes engagées dans notre projet alors qu’elles sont tiraillées de tous les bords par d’autres responsabilités et mandats de leur propre superviseur?
Et qu’en est-il du client? Comment le garder engagé, concentré et l’amener à remplir ses responsabilités sur le projet?
J’ai compilé une liste de mes 8 meilleurs trucs pour nous, les gestionnaires de projet, afin de se simplifier la vie (et, espérons-le, celle de notre équipe et peut-être même de nos clients).
#1 Lancement officiel du projet
Récupérez le maximum d’information du gestionnaire de compte, ébauchez un échéancier avec les dates clés, préparez un ordre du jour formel de lancement et tenez une réunion de lancement officielle avec toutes les parties prenantes clés du projet.
L’énoncé des travaux et votre ébauche d’échéancier devraient guider cette réunion.
L’objectif est d’établir les attentes dès le départ – on ne peut pas se tromper là-dessus, et cette réunion est le moment idéal pour le faire.
#2 Rencontres hebdomadaires (minimum) avec votre équipe de livraison interne
Que votre équipe travaille à côté de vous ou à 2000 kilomètres, des rencontres régulières (au moins une fois par semaine) sont essentielles pour les garder engagés, obtenir les derniers progrès et vous préparer pour la réunion d’état hebdomadaire avec le client.
Idéalement, rencontrez votre équipe la veille de votre appel d’état hebdomadaire avec le client.
#3 Suivi hebdomadaire du budget
Gardez l’oeil sur le budget et faites des prévisions et des ajustements chaque semaine.
Si vous surveillez constamment le budget du projet, il est peu probable qu’il dérape de plus de 10 % – et ce sera beaucoup plus facile à corriger qu’un dépassement de 50 %.
#4 Consacrez suffisamment de temps à la gestion des risques
Réunissez tôt votre équipe et le client pour identifier les risques potentiels du projet, puis planifiez comment les éviter ou les atténuer.
Le faire tôt en phase de planification vous permettra d’être mieux préparé si l’un de ces risques se concrétise.
#5 Gérez étroitement les problèmes
Gérez les problèmes en cours comme des tâches en suspens sur le projet.
Déléguez-les et attribuez-les – faites de l’examen de l’état des problèmes une partie de l’appel d’état hebdomadaire.
Les problèmes non contrôlés peuvent paralyser un projet.
#6 Tenez des réunions d’état hebdomadaires avec le client, quoi qu’il arrive
Parfois, il n’y a pas beaucoup de nouvelles informations à couvrir lors d’un appel d’état avec le client.
Résistez à l’envie d’annuler ou de reporter la réunion.
Tenez-la quand même – gardez le momentum.
On veut toujours éviter que le client se sente déconnecté du projet.
#7 Envoyez régulièrement des informations sur l’état de votre projet à votre direction
Tenez votre direction informée de l’état de votre projet.
Ils ne liront peut-être pas ce que vous envoyez, mais au moins, vous l’aurez envoyé.
Et si vous avez besoin qu’ils débloquent une situation sur un projet, ce sera d’autant plus facile.
#8 Assignez toujours des tâches au client
Garder un client (qui est déjà occupé avec son quotidien) engagé dans le projet peut parfois être un défi.
Évitez ce scénario en trouvant toujours des tâches, peu importe leur importance, à lui attribuer afin qu’il sache que vous attendez des mises à jour de sa part lors de chaque appel d’état.
