On retrouve des industries entières bâties sur l’idée de vous rendre plus productif.

David Allen est un homme riche, en partie parce qu’il a fondé une entreprise qui aide les gens à accomplir leurs tâches. Je ne suis pas David Allen, mais j’ai réussi à atteindre un certain niveau de productivité.

Dans cet article, je vais partager trois trucs qui m’ont aidé à devenir plus productif!

Ce sont des trucs concrets, et non des orientations philosophiques générales pour devenir un être humain plus productif.

En matière de principes philosophiques, j’en énoncerai deux :

Pour être le plus productif possible, vous devez trouver 1) votre propre rythme et 2) le bon environnement de travail.

J’ai découvert que travailler de 6 h 30 à midi me permet d’accomplir un travail colossal, simplement parce que c’est à ce moment-là que mon esprit et mon corps sont au meilleur de leur forme pour la cohérence et l’énergie mentale.

Ces deux facteurs – le temps et l’environnement – sont mon point de départ pour la productivité.

Le point de départ ou la base de chacun sera différent. La clé est de trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Mis à part les principes philosophiques, voici trois trucs qui peuvent vous faire gagner au moins une bonne heure par jour, et probablement vous rendre la journée plus agréable aussi.

1. “Ne Pas déranger”

En grande partie, vous avez le pouvoir de dire « non » aux distractions pendant votre journée de travail.

Les distractions sont l’un des plus grands gaspilleurs de temps au quotidien. Il faut une énergie mentale immense pour se remettre d’une distraction. Les humains ne sont pas faits pour le multitâche.

Dire « ne me dérangez pas » ne consiste pas à être un ogre pour les gens qui veulent de votre temps ou de votre compagnie.

Cela vous permet plutôt d’avoir une période de productivité concentrée où vous pouvez leur accorder toute votre attention ou votre affection.

« Ne pas déranger » est une limite légitime.

En tant qu’être humain, vous devriez avoir la capacité de fixer des limites qui vous permettent d’être productif, heureux et efficace.

Voyez les choses ainsi. Je peux passer deux heures à être gentil avec les bavards du bureau, à répondre à des messages instantanés sur Twitter et à essayer en vain de faire mon vrai travail.

À la fin de ces deux heures, je serai frustré, grognon et en retard dans mon travail.

Ou alors, je peux passer une heure à travailler de manière concentrée et motivée en mode « Ne pas déranger ». Pendant cette heure de productivité intense, je réaliserai un travail colossal sans aucune distraction. Ensuite, j’aurai une heure pour parler aux gens, envoyer des messages Twitter et sourire au monde sans la pression lancinante de savoir que je suis censé accomplir des choses.

Voici quelques suggestions pratiques pour mettre en place le mode « Ne pas déranger ».

• Utilisez la fonction « Ne pas déranger » sur votre téléphone. Un téléphone intelligent est l’incarnation même des perturbations. En général, je me contente de mettre mon téléphone hors de vue et de couper le son.
• Désactivez les fenêtres contextuelles. Si vous utilisez un de ces programmes qui fait apparaître des fenêtres contextuelles sur votre écran d’ordinateur (courriels, tweets, notifications, messages instantanés, etc.), désactivez-le.
• Affichez votre panneau « Ne pas déranger ». J’utilise le logiciel de messagerie instantanée Adium et j’y place une notification « Ne pas déranger » lorsque je suis dans ma zone de travail. Si vous avez un bureau physique, créez un panneau et accrochez-le à votre porte ou à l’entrée de votre cubicle.

2. Déconnectez complètement pendant au moins une heure au milieu de votre journée

Personnellement, je suis incapable de travailler pendant des périodes excessivement longues.

Conformément à la théorie du flux de Mihaly Csikszentmihalyi, je me retrouve parfois dans un flux de productivité, mais cela ne me transporte pas pendant des heures dans une chevauchée ininterrompue de productivité sans faille.

J’ai plutôt découvert l’intérêt de diviser ma journée en blocs de productivité.

La plupart des gens sont capables de se concentrer sur un projet pendant 90 minutes.

Après cette période, la concentration commence à s’estomper et l’efficacité à diminuer.

J’ai intégré ce principe des 90 minutes en divisant mes heures de travail du matin en deux sessions principales.

Plus tard, lorsque je retourne au travail l’après-midi, j’utilise le même principe des 90 minutes pour réaliser une autre vague de productivité.

Lors des occasions où je travaille le soir, j’utilise une période plus courte de soixante minutes pour faire la même chose.

Pour revenir au point de départ, ces sessions de travail productives nécessitent logiquement une pause entre elles. Je choisis personnellement de faire ma pause au milieu de la journée. Cela me laisse le temps de faire le plein d’énergie avec un repas sain et de me reposer.

Cette période de déconnexion totale me permet d’être encore plus productif à mon retour au travail. Je reviens généralement avec des idées nouvelles, une inspiration créative, des idées d’articles ou des réflexions sur le développement de l’entreprise.

3. Limitez les courriels à des sessions de traitement par lots

C’est peut-être mon idée la plus pratique et la plus directe pour gagner du temps : Limitez vos courriels à des sessions de traitement par lots.

J’ai entendu des gens dire : « Je reçois des centaines de courriels par jour ! » et je me suis dit : « Ha, ouais, c’est bien vrai. Si elle dit la vérité, ce sont probablement tous des courriels de marketing indésirables ! » Je me moquais autrefois des gens qui prétendaient recevoir (ou envoyer) des centaines de courriels par jour.

Et puis je suis devenu cette personne qui recevait et envoyait des centaines de courriels par jour.

Comment diable allais-je vivre ma vie en passant dix-neuf heures par jour sur mes courriels et en me transformant en un monstre dopé à la caféine ?

Grâce aux conseils de Tim Ferriss, j’ai pu me libérer. Dans son livre “The 4-Hour Workweek”, Ferriss préconise l’approche du “chunking” pour les courriels. En gros, ce que j’ai fait, c’est de confiner les courriels à leur propre domaine chronologique restreint.

Pendant une heure, je ne faisais que des courriels. Et puis, quand mes courriels étaient terminés, je les fermais et je partais (en quelque sorte numériquement). Le gain de productivité que j’ai réalisé en me libérant de l’obligation d’être toujours ouvert, toujours en train de répondre, toujours en train de lire et de vérifier était incroyable !

Les courriels étaient un monstre. Mais je l’ai dompté en utilisant uniquement une horloge.

Parce que je travaille maintenant dans un environnement où les courriels sont intenses et font partie intégrante de mes responsabilités, je “consulte” plus fréquemment et passe plus de temps sur les courriels.

Cependant, je suis conscient que le courriel est un outil. Il n’est pas mon maître.

Je choisis de maîtriser les courriels. Je lui dis quand il peut sortir de sa cage.

Et moi ?

J’accomplis plus de choses.

Voici ce qu’a écrit le coach en productivité Jared Gorlanick :

« La plupart des gens passent plus de temps pendant la semaine sur leurs courriels qu’avec leur famille. Ils perdent également un quart de ces jours à se remettre des interruptions, principalement dues aux courriels. »

Les courriels ne méritent pas leur place de mère monumentale de tous les gaspilleurs de temps. Au contraire, ils peuvent être contrôlés en les limitant à des périodes de temps ciblées tout au long de la journée.

Je n’ai pas ouvert un seul courriel depuis que j’ai commencé à écrire cet article. Maintenant, si vous me permettez, j’ai cinquante-quatre courriels auxquels je dois répondre depuis ma dernière session de traitement par lots.